为做好商会档案资料的保管，特制定《广东进出口商会档案资料保管规定》。规定具体如下：

一、下列资料视为商会档案资料

1、商会章程、财务管理制度、商会投资管理制度及相关规章制度。

2、商会财务资料，包括商会会计、出纳的帐本、原始凭证、财务报表、财务审计报表及其他有关财务往来凭据。

3、商会会议资料，包括会员大会、理事大会、会长办公会议的议题、记录、会议纪要及有关资料。

4、商会会员资料，包括入会申请、营业执照复印件、身份证复印件及有关资料。

5、商会文件资料，包括商会报送政府、下发会员的文件。

6、商会组织相关活动资料，包括做慈善、举办各种活动的资料。

7、商会函件资料，以商会名义发出与其他社团联络的文稿等。

上述商会档案资料包括纸介质、磁介质、电子介质的载体形式和影像资料。

二、商会档案资料保管

凡属商会档案资料，均由商会综合行政部分类整理，妥善存放在商会会所。综合行政部工作人员应及时收集各种资料归档。商会综合行政部负责人是商会档案保管责任人。商会各部门负责人应该及时将有关资料交综合行政部整理归档。

三、商会档案资料使用管理

商会档案资料，如需使用，需经办理使用手续。使用完后要及时归还综合行政部。使用时原则上要经会长批准。综合行政部要确保商会档案安全，不得丢失。

四、附则

（一）本制度由广东进出口商会第三届理事会解释；

（二）本制度自2021年12月15日通过之日起执行。